TEKNOLOGI PERKANTORAN

A. Pengertian Teknologi Perkantoran

     "teknologi" adalah ilmu yang mempelajari tentang ketrampilan yang dapat mewujudkan sesuatu yang rasional sedangkan "kantor" adalah  tempat dimana berlangsungnya  pekerjaan kantor.  Jadi, "Teknologi Perkantoran" adalah ilmu yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara efisien dan efektif dengan menggunakan mesin – mesin kantor.  

     Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor. 
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya 
     Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, namun prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri diselingi oleh dampak negatif seperti :
a.    Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu: 

• Peningkatan mutu tenaga kerja.
• Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 
• Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 
• Meringankan tanaga dan pikiran pegawai 
• Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu 
• Mempercepat penyelesaian pekerjaan 
• Mempermudah menyelesikan pekerjaan 
• Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 
• Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 
• Memenuhi standar mutu tertentu 
• Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

b.    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran 

• Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 
• Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 
• Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan 
• Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 

C. Macam-macam Mesin Kantor

     Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik dengan tujuan untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat industrial ( engeneering) maupun bersifat teknis mencatat 

( paperwork).

1.Tenaga penggerak

• Mesin Manual, mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
• Mesin Listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

• Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.
• Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

3. Dilihat dari Fungsinya

• Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya


• Mesin tulis
• Mesin dikte
• Mesin penomor
• Asahan pensil

• Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan
• Pembuka surat
• Mesin penjilid
• Hechtmachine
• Pemotong kertas
• Pencatat uang kas

• Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan
• Mesin jumlah
• Mesin hitung
• Komputer

• Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan
• Mesin stensil
• Mesin stencil spirtus
• Mesin fotocopi
• Mesin perekam sheet
• Mesin offset
• Berbagai mesin cetak

• Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan

• Telepon dan interphone
• Teleprinter
• Facsimile

• Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan
• Mikrofilm
• Penghancur kertas
• Pelubang kertas/kartu

MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

Pengertian Microsoft Office Publisher

     Microsoft Publisher 2010 atau disingkat MS Publisher adalah salah satu dari salah banyak pemaketan Microsoft Office. MS. Publisher dirancang untuk tujuan percetakan yang bersifat praktis dan digunakan untuk Desktop publishing. Apa itu Desktop Publishing? desktop publishing adalah sesuatu untuk diterbitkan, seperti majalah, poster, brosur, katalog, kartu ucapan, koran, mading, kalender, dan lain-lain.

Berdasarkan Anonim (2011), versi Microsoft Publisher adalah :
1.      1991 Microsoft Publisher for Windows
2.      1993 Microsoft Publisher 2.0
3.      1995 Microsoft Publisher 3.0 for Windows 95
4.      1996 Microsoft Publisher 97 (Windows 95)
5.      1998 Microsoft Publisher 98 (Windows 9x)
6.      1999 Microsoft Publisher 2000 (Windows 9x, 2000, ME)
7.      2001 Microsoft Publisher 2002 (Windows 98, 98SE, ME, 2000, XP)
8.      2003 Microsoft Office Publisher 2003 (Windows 2000 (SP3), XP)
9.      2007 Microsoft Office Publisher 2007 (Windows XP, Vista)
Berdasarkan Anonim (2012), berikut nama-nama template-template Microsoft publisher :

1.    Advertisement
2.    Award Certificate
3.    Banners
4.    Brochures
5.    Bussinesss Cards
6.    Business Forms

7.    Calendars
8.    Catalogs
9.    E-mail
10.  Envelopes
11.  Flyers
12.  Gift Certificate
13.  Greeting Cards
14.  Import Words Documents
15.  Invitation Cards
16.  Label
17.  Letterhead
18.  Menus
19.  Newslatters
20.  Paper Folding Project
21.  Postcards
22.  Program
23.  Quick Publications
24.  Resumes
25.  Signs
26.  Web sites
27.  With Compliment Cards


Bagian-bagian Microsoft Publisher
Menurut Oscar (2007), menjelaskan bahwa bagian-bagian yang terdapat di dalam interface program MS Publisher yaitu :

1.    Office Button
Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain.

2.    Quick Acess Toolbar
Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah.

3.    Tab Menu
Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah dokumen.

4.    Title Bar
Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher.

5.    Ribbon
Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih.

6.    Format Publication
Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain.

7.    Horizontal Scroll  Bar
Bagian yang digunakan untuk menggeser layar ke bawah atau untuk menuju ke halaman selanjutnya.

Menurut Oscar tahun 2007 menjelaskan bahwa menu-menu program MS Publisher yang sering digunakan setelah kita memilih jenis publisher terdapat pada bagian Tab Menu. Adapun menu-menu tersebut adalah :

1. File : Untuk membuka menu File, tekan tab Home lalu akan muncul beberapa perintah.
2. Edit : Untuk membuka menu Edit, tekan tab Edit lalu akan muncul perintah mengedit data.
3. View : Untuk membuka menu View, tekan tab View lalu akan muncul perintah untuk memunculkan perintah.
4. Insert : Untuk membuka menu Insert, tekan tab Insert lalu akan muncul beberapa perintah penyisipan objek.
5. Format : Untuk membuka menu Format, tekan tab Format lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan tampilan.
6. Tools : Untuk membuka menu Tools, tekan tab Tools lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan pengejaan kata.
7. Arrange : Untuk membuka menu Arrange, tekan tab Arrange lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan tampilan gambar.
8. Table : Untuk membuka menu Table, tekan tab Table lalu akan muncul beberapa perintah untuk menyisipkan tabel.

Fungsi dan kegunaan Ms Publisher, diantaranya yaitu :

• Untuk pembuatan banner.
• Untuk pembuatan sertifikat.
• Untuk pembuatan majalah.
• Untuk pembuatan kartu nama
• Untuk pembuatan kartu undangan.
• Untuk pembuatan kalender.
• Untuk pembuatan kartu ucapan.
• Untuk pembuatan brosur.
• Untuk pembuatan katalog.
• Untuk pembuatan poster.
• Untuk pembuatan koran.
• Untuk pembuatan desktop publishing lainnya.

Kelebihan atau keunggulan Ms Publisher, diantaranya yaitu :

• Adanya banyak template yang siap digunakan.
• Mudah digunakan dalam pembuatan karya desktop publishing, bahkan untuk pemula sekalipun.
• Hasil jadi dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format.
• Hasil jadi dapat dikirim melalui e-mail.
• Hasil jadi dapat diconvert dengan mudah menjadi bentuk HTML.
• Hasil jadi dapat langsung disimpan secara online, sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
• Banyaknya fitur yang mendukung pembuatan desktop publishing sehingga hasilnya lebih bagus dan menarik.

Kekurangan atau kelemahan Ms Publisher, diantaranya yaitu :

1. Hanya tersedia untuk platform microsoft

Software ini hanya dapat digunakan untuk platform microsoft dengan berbagai OS nya baik itu seven, vista, windows 10 ataupun windows 8. Pengguna tidak dapat menyimpan source pekerjaan dan memberikan pada orang lain untuk diteruskan pekerjaannya jika orang tersebut tidak memiliki pc yang menjalankan platform dari microsoft. Hal ini membuat pengguna platform lainnya seperti linux dan juga mac memilih tidak menggunakan software ini.

2. Harga yang cukup mahal

Seperti yang kita ketahui, microsoft cukup ketat dalam persoalan harga dalam menjual produk produk software, karena seperti yang kita tahu, developer ini menarget pasar dari perusahaan perusahaan yang cukup besar dan menyarankan mereka untuk menggunakan produk software dari microsoft. Bagi pengguna dari kalangan publisher kecil seperti percetakan, bahkan organisasi non-profit hal ini menjadi suatu masalah untuk dapat menggunakan microsoft publisher dalam tugas sehari hari mereka.

3. Tidak stabilnya versi dari dokumen yang dihasilkan

Microsoft terus mengganti file dokumen yang dihasilkan oleh softwarenya dan membuat file dokumen yang dihasilkan oleh versi lawas dari sebuah software tidak dapat dibuka oleh versi yang lebih baru dan juga sebaliknya. semisal contoh kasus kita sudah mengerjakan projek kita menggunakan software microsot publisher 2013, maka ketika kantor kita memutuskan untuk melakukan update dari versi software miliknya, kita akan menemui masalah dari versi kecocokan dokumen yang tidak dapat dibuka pada software baru.

4. Fitur website template

Microsoft publisher memiliki fitur website template untuk membuat atau menggunakan template dengan menggunakan bahasa pemrograman web yaitu html dan juga css. Fitur ini terasa sangat advanced dan sangat sulit untuk dipelajari oleh pemula. Entah kenapa microsoft menyertakan fitur ini pada microsoft publisher, mungkin untuk menggaet pengguna yang sudah expert dalam hal pemrograman web. Karena seperti yang kita tahu, lebih mudah untuk melakukan editing menggunakan html dan css untuk menghasilkan sebuah layout bagi para programmer. Namun hal ini malah menambah bagian yang tidak familiar bagi pengguna lainnya yang bukan programmer yang memiliki jumlah lebih banyak.

Sekian penjelasan dari microsoft publisher yang dapat saya rangkum. Kesimpulan yang dapat diambil adalah software ini cukup baik digunakan untuk melakukan pembuatan dokumen publikasi seperti pamflet, koran, tabloid, kop surat, dan lainnya. namun tentu saja software ini memiliki beberapa keunggulan dan kekurangan.

MENYISIPKAN HYPERLINK PADA SLIDE

     Hyperlink merupakan hubungan suatu naskah baik berupa kata, kalimat

ataupun gambar ke naskah di lokasi lain, dapat berupa file lain, baik dari MS

Word ataupun MS Excel, bisa juga dihubungkan ke lembar lain dalam fil yang

sama atau file alamat internet.

Untuk dapat memanfaatkan hyperlink pada naskah anda perlu langkah berikut

ini :

1) Ketiklah naskah anda beberapa paragraf

2) Beri tanda blok dari kata yang akan di beri efek hyperlink

3) Pilih menu Insert dan klik

4) Pada layar anda akan nampak menu bantu sebagai berikut

5) Perhatikan menu yang ada dan pilih sesuai kebutuhan

1. Menyisipkan Hyperlink Ke File Lain Atau Web Page

     hyperlink pada power point dapat diberikan pada beberapa obyek,

tujuan link tersebut dapat berupa slide lain dalam satu presentasi,

presentasi lain, file-file dengan format lain, alamat email dan alamat

website. Menggunakan hyperlink presentasi bisa langsung menuju pada

slide tertentu, membuka file tertentu, atau menuju pada alamat situs

tertentu .

Secara umum untuk menambah hyperlink pada power point dilakukan

dengan cara berikut ini :

• Aktifkan obyek yang akan diberi hyperlink
• Klik Insert, Hyperlink
• Pada kotak dialog Edit Hyperlink, tentukan tujuan link
• Klik OK

     Ada beberapa pilihan tujuan link, yaitu file atau halaman web (Exiting file of

web page), pada dokumen yang sama (Place in this document), membuat

dokumen baru (create new document), dan alamat email (Email address).

Menambahkan hyperlink pada teks dilakukan dengan cara berikut ini:

• Blok teks yang akan diberi link lalu klik Insert, hyperlink
• Tentukan tujuan link, dan klik OK

Menambahkan link pada teks boks dilakukan dengan cara berikut ini:

• Klik border berupa arsiran garis-garis pada teks boks sehingga berubah menjadi arsiran titik-titik
• Klik Insert, hyperlink lalu tentukan tujuan link, dan klik OK

     Perbedaan antara link pada teks dan link pada teks box adalah teks akan berwarna biru dan bergaris bawah, sedangkan teks boks tidak ada garis bawah pada teks, jika pointer dilewatkan diatas link (mouse over), bentuknya berubah menjadi pointer tangan.

2. Menyisipkan Hyperlink Ke Slide Lain Dalam File Yang Sama

Untuk menyisipkan hyperlink ke slide lain dalam file yang sama, caranya adalah sebagai berikut :

1. Dalam tampilan normal, pilih teks, bentuk atau gambar yang ingin Anda gunakan sebagai hyperlink
2. Pada tab Sisipkan, dalam grup Tautan, klik Hyperlink.
3. Dalam kotak dialog Sisipkan Hyperlink, dibawah Tautkan ke, klik Letakkan dalam dokumen ini.

3. Menautkan ke alamat email

1. Dalam tampilan normal, pilih teks, bentuk, atau gambar yang ingin Anda gunakan sebagai hyperlink.
2. Pada tab Sisipkan, dalam grup Tautan, klik Hyperlink.
3. Di bawah Tautkan ke, klik Alamat Email.
4. Dalam kotak Alamat email, ketikkan alamat email yang ingin Anda tautkan, atau pada kotak Alamat email yang terakhir digunakan, klik untuk memilih salah satu alamat email.
5. Dalam kotak Subjek, ketikkan subjek pesan email.

4. Menautkan ke file baru

1. Dalam tampilan Normal, pilih teks, bentuk, atau gambar yang ingin Anda gunakan sebagai hyperlink.
2. Pada tab Sisipkan, dalam grup Tautan, klik Hyperlink.
3. Di bawah Tautkan ke, klik Buat Dokumen Baru.
4. Dalam kotak Beri nama dokumen baru, ketikkan nama file yang ingin dibuat dan ditautkan. Jika ingin membuat dokumen di tempat lain, di bawah Jalur lengkap, klik Ubah, telusuri tempat yang Anda inginkan untuk membuat file tersebut, lalu klik OK.
5. Di bawah Waktu pengeditan, klik opsi Edit dokumen baru nanti atau Edit dokumen baru sekarang.

Demikian cara menyisipkan Hyperlink pada slide. Semoga bermanfaat.